Julywood, the graduation night

Julywood, the graduation night

“[WisudaJuliITB] Dengan ini kami mengumumkan hasil penilaian perform parade wisuda Juli ITB 2012. Juara 3 dengan nilai 7,3 adalah Nymphaea, juara 2 dengan nilai 7,6 adalah HMFT, dan juara pertama dengan nilai 8,1 adalah HME. Selamat pada para pemenang dan kami ucapkan terima kasih atas kerjasamanya. Semoga wisuda kedepannya bisa lebih sukses.”

Satu paragraf tadi disampaikan melalui sms dari panitia wisuda terpusat. Sudah 2 minggu sejak hari-H wisuda Juli 2012 dan akhirnya saya mendapat kabar gembira ini. Alhamdulillah, keberhasilan ini tentunya kredit untuk teman-teman (masih calon) HME 2011, walaupun tidak terlepas juga sih dari usaha para panitia lainnya, khususnya tim dekorasi ang 2010, yang sejak Juli taun lalu udah oke banget. Usaha keras July Wars tahun lalu dihargai juara ke-2, tapi tahun ini dengan usaha yang pastinya lebih, kita dapet juara 1 performance parade wisudaan. Juara 1 emang, tapi bukan itulah topik tulisan kali ini.. ada yang lain dibalik itu

Taukah kawan-kawan kalau syukwis (syukuran wisudaan) ga sekedar arak-arakan dan ga sekedar mempersembahkan penampilan di jam gadang atau gerbang depan atau tugu Soekarno. Lebih dalam lagi, karena tujuannya untuk syukuran, ya banyak elemen-elemen lainnya. Di himpunan saya sendiri ada wisnite, acara siang, award, dll. Nah di tulisan sekarang mungkin saya bakal nyeritain gimana hari-H alias keberjalanan di lapangan acara syukuran wisuda Juli HME ITB 2012.

Happy Graduation ! Happy Graduation ! Happy Graduation ! Saya ucapkan selamat buat semua wisudawan ITB Juli 2012 khususnya dari jurusan Elektro, Telekomunikasi, dan Power yang 14 Juli kemaren resmi jadi gundala-gundili. Wisudawan dari HME sekarang banyak banget. Dari 1099 wisudawan S1 ITB, 111 diantaranya adalah wisudawan EL-EP-ET. Jumlah wisudawan terbanyak dibanding himpunan lain, juga terbanyak sepanjang sejarah HME beberapa tahun kebelakang.

Di HME ada acara malam (wisnite) yang biasa digelar sehari sebelum sidang terbuka wisuda. Wisuda edisi sekarang jatuh pada tanggal 14 Juli yang berarti tanggal 13 malam adalah jadwal acara malam himpunan. Acara malam sekarang ga dilaksanakan di Arum Manis atau Bumi Sangkuriang seperti biasanya. Arum Manis yang menjadi langganan wisnite HME sudah bangkrut, sedangkan kapasitas bumi sangkuriang tidak mencukupi. Jadi acara malam sekarang dimana? Tidak tanggung-tanggung, Hotel bintang 3 di Jalan Riau, Grand Serela jadi pilihan. Survey sejak 50 hari sebelumnya, akhirnya ballroom hotel ini milik kita untuk tanggal 13 malam.

Tanpa banyak cerita soal survey, mari kita loncat ke tanggal 13 Juli yang mana hari-H acara malam. Jam 4 sore beberapa dari kami, panitia, beranjak ke hotel yang berlokasi di Riau 56. Tidak banyak persiapan yang dilakukan, yaitu sebatas menempatkan tulisan JULYWOOD di depan panggung, menempatkan photobooth, dan mengatur tata letak kursi di ballroom. 350 kursi ditempatkan di ruangan, tanpa meja seperti biasanya karena memang tidak cukup.

Dengan usaha yang saya kira sangat intens 1 bulan kebelakang, saya yakin acara ini akan berhasil hingga beberapa jam sebelum dimulai pak kadiv bilang kalau dia belum siap. Huff, yasudah jalankan dulu, usaha semaksimal mungkin yang kita bisa. Jam 6 sore setelah Solat Maghrib, saya ngecek ballroom lagi dan saya liat disana sudah mendarat sound system. Oke satu jam persiapan saya kira cukup. Selanjutnya saya serahkan ke kadiv saya.

Kendala pertama datang. Ruang panitia yang bertempat di lantai 1 sedangkan ballroom di lantai 3 menyulitkan mobilisasi panitia, ditambah lagi akses ke ballroom itu hanya bisa melalui 2 pintu utama (tengah) dan pintu luar menuju backstage. Pintu luar ini baru saya tau kemudian.

Jam 7 kurang saya cek lagi dekorasi di ballroom dan semua divisi yang terlibat di acara malam. Saya khawatir saat kadiv dokum bilang anggotanya tidak ada yang bisa hadir, begitupun kadiv award yang terlihat sendiri. Belum lagi divisi logistik yang kadivnya sedang mempersiapkan logistik wisday, sedangkan anggotanya belum jelas tugasnya. Ditambah lagi bendahara berhalangan hadir sehingga saya dan kadiv LO cukup kerepotan melayani pembayaran acara dari wisudawan. Banyaknya teman-teman 2010 yang datang kesana cukup membantu masalah kekurangan SDM. Beberapa dokum cabutan pun beraksi. Para LO juga membantu melayani pembayaran. Fokus selanjutnya adalah ke acara malam yang akan berlangsung beberapa menit lagi.

Sudah jam 19.15 acara belum juga mulai. Dari siang, saya cukup khawatir dengan teknis acara malam karena koorlap acara malam ini tidak ada (kurang SDM) sehingga kadiv memegang langsung komando dan koordinasi, orang-orang yang membantu di lapangan pun belum jelas. Pada siang harinya, saya telah memerintahkan untuk melakukan simulasi sehingga seharusnya teknis bisa dilakukan dengan baik walaupun tanpa koorlap.

Beberapa menit kemudian saya baru menyadari sesuatu yang sangat fatal. Tidak ada alat band. Hal itu baru saya sadar saat ada seorang performer yang menanyakan, “itu drum nya mana?” Ternyata acara berlangsung terlambat karena ini. Saya sendiri pada saat itu sulit berhubungan dengan kadiv-kadiv karena tidak ada HT. Saya bingung, kadiv bingung, para pengisi acara bingung. Saat ditanyakan, ternyata mobil pengangkut alat band terjebak kemacetan parah (katanya). Oke, acara sudah terlambat hampir setengah jam. Akhirnya saya putuskan untuk memulai acara dan melewatkan beberapa penampilan band. Menggantinya seperangkat alat band dengan sebuah keyboard milik seorang performer.

Teklap resmi berubah total. MC jelas kebingungan akan keberjalanan acara. Dengan diskusi singkat dengan kadiv, akhirnya dibuat lagi keputusan bahwa acara dengan alat band ditiadakan. Acara malam ini hanya akan ada award, video wisudawan, acara puncak, dan acara wisudawan. Adalah suatu yang tidak mungkin memasukkan alat band di tengah acara, dan melalui pintu utama (karena akses yang besar adalah pintu utama). Teknis makan-makan pun kacau. Antrian sangat panjang  terlihat karena semua tertuju ke buffet di depan ballroom. Maklum, tidak ada acara apa-apa di tengah sehingga fokus semua ke makanan. Teknis kami kacau.

Masalah datang lagi. Setelah saya hitung, jumlah kursi sekitar 370 dan itu belum cukup menampung semua yang datang di acara malam. Beberapa peserta acara pun makan sambil berdiri. Padahal jumlah peserta acara malam sekitar 320 orang. Galat 50 ternyata sangat tidak cukup. Massa. Bukannya saya tidak memperhitungkan massa. PJ massa yang telah ditunjuk kurang dapat bertugas dengan efektif karena massa yang terlampau banyak. Tidak salah, tidak ada salahnya massa – teman-teman, datang ke acara yang membahagiakan bagi mereka karena teman-temannya sudah sarjana. Briefing massa yang saya buat di siang hari seharusnya bertujuan supaya hal seperti ini tidak terjadi. Namun apa daya, harusnya saya tahu kalau briefing itu tidak bisa diadakan di hari-H dengan pemberitauan yang tidak dari jauh hari sehingga yang datang briefing bisa dihitung jari.

Bukan hanya saya, teman-teman panitia disana juga kebingungan. Intuisi lapangan kami sangat kurang. Tidak sedikit juga panitia yang bingung dengan tugasnya malam itu apa. Keramaian ini akhirnya bisa cukup terkendali saat acara di panggung dimulai kembali. Pembacaan award cukup menyita perhatian. Kadiv saya cukup kerepotan di back stage menangani award seorang diri. Lagi-lagi kurang SDM. Sesi award tidak berjalan semulus perkiraan. Namun kinerja kadiv award selama ini patut diacungi jempol. Memang kenyataan lapangan yang sangat dinamis dan tidak terduga menjadi masalah.

Waktu menunjukan hampir jam 9 malam, barulah muncul mobil yang membawa alat band. Alat band pun dimasukkan satu persatu ke back stage yang sempit melalui pintu luar. Alat-alat tersebut akhirnya hanya didiamkan saja dan lalu dibawa pulang lagi karena saya memutuskan tidak perlu lagi barang-barang itu. Orang logistik pun hanya terdiam di belakang panggung. Entah merasa bersalah, entah  melamun tanpa pikir apa-apa. Terlambat setengah jam, akhirnya acara puncak dilangsungkan. Berjalan sesuai teknis yang direncanakan. Beberapa kesalahan tetap ada, namun bisa diatasi.

Terlepas dari kesalahan pihak eksternal, ada satu lagi yang mengecewakan dan cukup menyayat hati (versi lebay). Saat itu acara belum selesai, saya lewat spot makanan dan melihat teman-teman panitia lain + massa sudah menyantap makanan. Bukan tidak boleh, tapi ada waktu dan kondisi yang seharusnya lebih pantas lah. Saat beberapa sedang kebingungan, kerepotan, mengapa yang lain bisa seenaknya? Apakah kadiv selaku pemegang komando tertinggi yang sudah mengizinkan? Tak tau aku

Ya sudahlah, acara berakhir. Kebanyakan orangtua pulang lebih dulu karena kebanyakan wisudawan mengikuti “acara kita-kita” yaitu award non-formal. Semacam angket di zaman SMP dan SMA. Akhirnya semua beres, waktu hampir tengah malam. Kebingungan belum usai karena saya mengurus payment ke hotel, tapi gak ngerti. Bendaharanya sedang ada amanah lain, untungnya urusan payment  ini bisa belakangan.

Kecewa. Saya kecewa, saya yakin wisudawan pun kecewa dengan acara yang sudah kami berikan. Tapi apa daya, segala kendala tidak mungkin saya jelaskan. Yang ada akan dikira saya pembenaran, dengan menyalahkan pihak luar. Melakukan pembelaan pun ogah, karena emang saya sadar salah. Evaluasi jelas dibutuhkan.. obrolan dengan Kahim serta menteri hingga jam 1 memberikan tamparan bagi saya tentang esensi dari syukuran wisuda. Jelas banyak evaluasi, namun yang harus saya pikirkan adalah : bagaimana caranya supaya acara wisday besoknya (eh paginya deng) bisa menyampaikan sesuatu yang belum tersampaikan di wisnite. Bagaimana supaya wisday dengan semua elemennya yaitu acara siang, LO, arak-arakan, dan performance sukses ! rapat berlanjut bersama beberapa kadiv dan kahim hingga dini hari di HME, demi #WISUDALANCAR…

Segitu aja mungkin untuk tanggal 13 Juli. Maap-maap ya kalau bahasanya kacau. Ini Cuma curahan hati hehe. Untuk evaluasi juga. Nahh udah lewat tengah malem nih semoga bisa dilanjut, coming soon : Graduation day, it’s your day !

Tapi ada satu hal lagi yang bener-bener menyentuh.. Kakak saya, seorang mhs prodi telkom juga di wisuda di Juli 2012 yang artinya dia juga ikut acara syukuran wisuda. Yang berarti orang tua beserta adik-adik saya juga hadir di acara malam ini. Suatu ketika setelah acara malam selesai saya termenung di panggung. Kakak saya mengajak berfoto di panggung. Lalu papa dan mama menghampiri. Papa menyalami sambil berkata, “Semangat Dit ! semoga sukses acaranya !”. Mungkin biasa saja membaca tulisan ini, tapi itu sebenarnya sangatlah tidak biasa, tidak seperti biasa. Seperti orangtua yang mengetahui bagaimana usaha keras anaknya dan lalu menyemangati sepenuh hati, seakan-akan puas dengan realisasi dari apa yang sudah saya rencanakan selama 2 bulan ini. Seorang melankolis jelas membutuhkan hal seperti ini. 🙂

Dan ini beberapa pic ballroom, supaya kebayang hehe

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s